¿Eres de las personas que piensan que para hacer crecer un negocio es necesario trabajar más y más hasta lograrlo? Si has dicho que sí, entonces es porque aún no has entendido completamente cómo debería funcionar un negocio. Sabemos que el objetivo de todas las empresas es lograr la rentabilidad, pero eso no será posible si no aprendes a cómo sistematizar tu negocio para trabajar eficientemente y ahorrar tiempo y dinero.
¿Qué es un sistema de negocios?
Un sistema de negocios se trata del conjunto de procesos que se llevan a cabo diariamente en las actividades más esenciales de una empresa que están respaldadas por una estructura de organización.
Si eres un dueño de negocio y deseas formar un equipo, entonces debes crear una estructura para que las personas que se conviertan en tus colaboradores lo hagan igual o mejor que tú. 😉
En cambio, si eres una persona que maneja su negocio en solitario, seguramente querrás encontrar una forma de trabajar de manera más fluida sin sentir que estás siendo esclavizado por ti mismo en tu negocio, ¿cierto?
¿Por qué es importante sistematizar una empresa?
Existe una diferencia muy grande entre negocios que están sistematizados y negocios que no. Al conseguir sistematizar eficientemente los procesos de tu negocio podrás:
1. Ahorrar tiempo
Lo mejor de tener una guía paso a paso es que siempre podrás ir al punto sin pensar tanto en qué es lo que debes hacer y cómo debes hacerlo. Por eso, sistematizar tu negocio te ahorrará tiempo, ya que siempre harás las mismas tareas de una manera que sabes que funciona.
2. Disminuyen los errores
No te diremos que nunca habrá errores, porque ya sabes, somos humanos y eso pasa, ¿correcto? Sin embargo, sí lograrás disminuir la probabilidad de que sucedan. Lo que te ayudará a evitar pérdidas de dinero.
3. Mejorar el trabajo en equipo
Entre las ventajas más importantes de sistematizar un negocio sin duda se encuentra la mejora del trabajo en equipo, ya que cada colaborador sabrá cuáles son sus tareas y cómo deben llevarlas a cabo. Así le podrás decir adiós a las preguntas repetitivas y a las dudas interminables.
Pero eso no lo es todo, también podrás:
- Mejorar tus costos de producción y mejorar las tarifas de pago.
- Delegar tareas.
- Centrarte en las prioridades.
- Conseguir más clientes invirtiendo menos.
- Aumentar la rentabilidad de tu negocio.
¿Cómo saber qué área de mi empresa debo sistematizar?
Todas las tareas que se llevan a cabo en una empresa pueden ser sistematizadas, ¿lo sabías?
Eso sí, si apenas estás dando tus primeros pasos o si cuentas con muy poco tiempo, lo mejor será que priorices las áreas que realmente necesitan una sistematización inmediata.
Para ello, fíjate en aquellos puntos de dolor en donde quizás estás perdiendo dinero o tiempo. También, toma en cuenta aquellas tareas o áreas de tu negocio que aumentarán las ganancias si logras sistematizar y optimizar.
Seguramente se te vino a la cabeza cuál de esas áreas de tu empresa es la que necesita una intervención inmediata, ¿verdad? Si no, simplemente analiza cada área y las tareas que se llevan a cabo.
Guía paso a paso para sistematizar tu negocio para ahorrar tiempo y dinero
1. ¿Cuáles son las herramientas que debes utilizar?
Los días de hacer notas post-it y pegarlas en todos lados quedaron en el pasado. Si deseas optimizar tus procesos, definitivamente debes abrazar a las herramientas tecnológicas que te abrirán un mundo nuevo de posibilidades.
Por ejemplo, Notion.so, es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos que podrás encontrar para:
- Documentar todos los procesos en un solo lugar.
- Asignar tareas.
- Agendar actividades.
- Crear guías paso a paso para cada área de tu empresa.
- Tener a todo el equipo de trabajo conectado.
- Categorizar y priorizar tareas.
- Agregar información valiosa.
- Subir documentos y recursos en prácticamente cualquier formato.
- Tener áreas privadas de trabajo personal.
Entre muchísimas funcionalidades más. Sin duda puedes usar la que mejor creas conveniente para ti, pero nosotros recomendamos Notion.
Allí podrás desarrollar todos los manuales de procesos para que todas las personas del equipo puedan visualizarlo las veces que lo deseen.
2. ¿Cómo hacer la descripción del proceso?
En esta parte es donde comienza lo bueno, pues tendrás que desglosar detalladamente todas las tareas, desde las más pequeñas hasta las más grandes.
Nosotros te recomendamos que lo hagas de esta manera:
- Identifica y describe cada uno de los procesos que se llevan a cabo en las áreas de tu empresa.
- Haz un checklist para cada proceso.
- Realiza una explicación detallada de cada proceso empezando desde cero y añade imágenes y videos.
- Haz un diagrama de flujo para observar cómo debe de evolucionar cada proceso y qué actividad lleva a otra.
3. ¿Cómo saber que tu sistematización de empresa funciona?
Ahora que ya sabes cómo hacer un sistema de trabajo para empresas repetible y escalable, debes ponerlo en marcha y observar los resultados.
Lo mejor será que empieces a probar con tus colaboradores y notes atentamente si tienen dudas, si hay algún fallo en el proceso, si falto agregar algún paso, etc.
4. Optimiza el proceso y elimina lo que no funciona
La idea es que poco a poco vayas mejorando cada vez más el proceso para hacerlo sencillo y entendible por todos. Para ello deberás analizar los resultados y tomar nota de lo que se debe mejorar.
Así mismo, analiza lo que no funciona y si no puedes mejorarlo, entonces elimínalo y crea una nueva forma. Ya sea añadiendo nuevo material o explicando las cosas de otra manera.
Por otro lado, también debes actualizar cada vez que sea necesario con nueva información o nuevos procesos. No pienses que porque quizás se trate de pequeños detalles no deberás hacerlo, todo debe estar escrito.
Último consejo: siempre anota todo lo que debes hacer para que nunca lo olvides.
